“Je moet vrijwilligerswerking niet zien als een besparing, maar als een verrijking.” Die uitspraak van vat mooi samen waar het om draaide in de workshop ‘Hoe betrek je langdurig vrijwilligers bij je organisatie?’ tijdens het Reizen naar Morgen-congres 2025 in Sint-Truiden. Gauthier Renard van Visit Kortrijk en Bart Vermeulen van de Koepel van Attracties & Musea gidsten de deelnemers door een inspirerende sessie vol praktijkvoorbeelden, stellingen als stof voor discussie en eerlijke inzichten over wat werken met vrijwilligers écht betekent.
Geen slides, maar stellingen
Geen klassieke PowerPoint-marathon deze keer, maar een interactief spel met stellingen. Deelnemers kozen telkens tussen ‘akkoord’ of ‘niet akkoord’ en motiveerden hun keuze. Dat zorgde voor een levendige dynamiek, veel herkenning én boeiende discussies. “Het was een leuke manier om actief mee te doen en te ontdekken hoe verschillend organisaties omgaan met vrijwilligers,” klonk het bij de deelnemers. Al gaven sommigen toe dat het tempo best intens was en dat verdere verdieping in de toekomst een meerwaarde zou zijn.
Tripster: de kracht (én kwetsbaarheid) van lokaal engagement
Gauthier vertelde over Tripster, het chatbotproject van Visit Kortrijk, opgezet met de steden Roubaix en Doornik binnen een Europees samenwerkingsverband. Via een oproep werden inwoners uitgenodigd om als vrijwillige ‘Tripsters’ bezoekersvragen te beantwoorden. De respons was overweldigend.
Als dank mochten de vrijwilligers genieten van exclusieve previews en openingen in Kortrijk, én van een groot netwerkevent waar alle Tripsters elkaar ontmoetten. “We merkten dat mensen langer betrokken blijven als ze voelen dat hun inbreng écht verschil maakt,” vertelde Gauthier.
Toch liep het project later vast door een te hoge werkdruk bij het team. Een leerpunt dat velen herkenden: vrijwilligerswerking vraagt tijd, opvolging en ruimte in de organisatie. “Je moet er bewust tijd voor vrijmaken, net zoals je zorg draagt voor je medewerkers,” zei Bart. “Vrijwilligers zijn geen vervanging, maar een verrijking. Zonder hen zouden wij niet kunnen doen wat nu wel mogelijk is.”
Koepel van Attracties & Musea: waardering boven alles
Bij de Koepel van Attracties & Musea werkt Bart met een team van drie vaste medewerkers en een groep vrijwillige verslaggevers die authentieke reisverhalen schrijven over leden en locaties. Ze krijgen geen financiële vergoeding, maar worden sterk betrokken bij de werking en gevalideerd voor hun unieke, eigen inbreng.
“Waardering is cruciaal,” benadrukte Bart. “We nodigen onze vrijwilligers bijvoorbeeld uit voor teamdagen, gezinsuitstappen of workshops. Ook als ze jarig zijn of bijvoorbeeld met een nieuwe job starten, sturen we hen graag een kaartje of berichtje. Dat versterkt de band en zorgt voor blijvend engagement.” Ook andere deelnemers deelden gelijkaardige initiatieven: bedankmomenten, feestjes of kleine attenties die het verschil maken voor de vrijwilligers, maar ook voor de organisatie zelf door het versterken van de relaties.
Regels, ruimte en respect
Een boeiende discussie ontspon zich rond de vraag: “Hebben vrijwilligers nood aan duidelijke regels?”
De meeste deelnemers waren het erover eens dat een goed kader nodig is, maar dat te veel regels het enthousiasme de kop indrukt. Een deelnemer vertelde dat in haar organisatie de vrijwilligers zélf afspraken hadden opgesteld. Een initiatief van onderuit dat de betrokkenheid net vergrootte. “Heldere communicatie over verwachtingen en speelruimte is cruciaal,” klonk het.
Engagement als sleutel tot succes
Engagement is belangrijk, maar moet realistisch blijven. Zo nuanceerden de deelnemers de stelling dat vrijwilligerswerk vrijblijvend zou zijn. “Dat hangt af van de rol,” zei iemand. “Een vrijwillige gids die niet komt opdagen is een ernstig probleem, maar een tuinman kan zijn werk misschien wel opnemen wanneer het past.” Iedereen was het erover eens dat begrip en flexibiliteit nodig zijn: vrijwilligers doen dit ‘erbij’, en de mate waarin ze zich kunnen inzetten, hangt af van hun persoonlijke situatie of levensfase.
Blijven vernieuwen en diversifiëren
Gauthier sloot af met een bedenking: “Let erop dat het niet altijd dezelfde usual suspects zijn.” Vrijwilligerswerking vraagt dus ook vernieuwing en diversiteit. Organisaties moeten blijven investeren om nieuwe mensen te betrekken, en tegelijk hun ervaren vrijwilligers gemotiveerd te houden.
Wat we meenemen
Tijdens de afsluitende reflectie deelden de deelnemers hun eigen tips en inzichten. De consensus: wie investeert in vrijwilligers, investeert niet enkel in individuen, maar ook in een community en in de eigen organisatie.
Uit deze workshop bleek dat duurzame vrijwilligerswerking niet vanzelf groeit, maar aandacht en zorg vraagt. De sleutelwoorden? Waardering, tijd en vertrouwen. Of zoals een deelnemer het mooi samenvatte: “Langdurige vrijwilligers blijven niet omdat ze moeten, maar omdat ze willen. En dat begint bij luisteren, erkennen en samen in iets geloven waarvoor je je wil inzetten.”
Met dank aan Ise Coosemans, Sea Munyaneza en Trinity Krämer – studenten Toerisme en Recreatiemanagement, Hogeschool PXL, en aan Merel Van Ael voor hun bijdrage aan dit verslag.